英語ビジネスメール 「はっきり」でも「丁寧」に！

一番ダメな英文ビジネスメール。それは読んでも「何を聞かれて/求められているかが分からない😖」メールです。相手に「忖度」を強い、ストレスを与えてしまいます。

顧客からの依頼を断る以下のメールを例にとって説明します。

例文

ポイント

英語で書くと

最後に

例文

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〇〇様

いつも大変お世話になっております。

先週、お電話いただきました、〇〇報告書の提出についてご連絡させていただきました。

1月のお打ち合わせでもお話しさせていただきましたが、〇〇報告書は3月5日提出ということで社内手続きが進んでおります。誠に申し訳ございませんが、変更は難しい状況です。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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こういった文章を英語にするときは以下の点に留意します。

英語ビジネスメールのポイント

• 英語コレポンの基本構成（次回書きます）に従う。
• はっきり書く（できないことは「できない」と書く）。
• 丁寧に書く ≠ 謝る。謝る代わりに：
• 冒頭に感謝の言葉。
• 具体的かつ詳細に書く。
• 代替案を出す（可能な場合）。
• 質問を恐れない・逃げない。

英語で書くとこうなります

文例1：

Dear XXXX,

Thank you for your email. I am writing to you in relation to your request for a change in the date of submission of 〇〇 report.

We have discussed the request within the team and concluded that we cannot submit the report before 5 March. The report needs to be reviewed by the manager before submission and the review is scheduled to be made on 4 March according to the timeline agreed at the meeting in January.

We hope you understand this. If you have any questions, please do not hesitate to contact us.

Kind regards,

1.　Thank you for your email.　感謝の言葉で始める

丁寧になります。「いつもお世話になっております」と同じです。

 

2.　I am writing to you in relation to...　定番フレーズを使う

読み捨てられないよう、冒頭でメールの目的を明らかにします。下のようにも書けます。

• I am emailing you to inform you that....
• I am writing to you to answer your questions regarding....
• We have considered your request for...

3.　We have discussed.... and concluded tha we cannot submit.....　具体的に書く

事実を淡々と伝えます。また「難しい」ではなく「できない」と書きます。

4.　The report needs to be reviewed... 　具体的に書く

（可能な限り）理由も具体的に書きます。

5.　We hope you understand this. 　理解を求める

謝るのではなく理解を求めます。

6.　If you have any questions, please do not hesitate to contact us.　逃げない

何でも聞いてくださいという姿勢を示します。下のようにも書けます。

• If you have any questions, please let us know. 
• If you need clarification or further information, please contact us.

7.　その他
　- 「March 4, 2021」は米国式

　- 「4 March 2021」は英国式

の書き方です。

文例2：さらに英語らしい英語にする場合

さらに英語らしくしたい場合は代替案（ピンク個所）を追加します。

Dear XXXX,

Thank you for your email. I am emailing you regarding your request for a change in the date of submission of 〇〇 report.

We have discussed the request and concluded that we cannot send you the report before March 5. The report needs to be checked by the manager before submission and the review is scheduled to be made on March 4 based on the timeline as agreed at the January meeting.

Alternatively, we can provide you with a draft of the report on March 3. Please let us know if you would like us to send you the draft on that date.

We hope you understand this. If you have any further questions, please do not hesitate to contact us.

Kind regards,

最後に

日本語を訳しただけでは英語ビジネスメールとしては使えません。

「伝えるべきことをはっきり書くため」に、文章を和らげるコツ（具体的、詳細に書く、代替案を出す、感謝の意を伝える等）をマスターしましょう。

読み手に「忖度」を求めてはいけません。「はっきり」、でも「丁寧」が英語ビジネスメールの極意です。

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